10 CONSEJOS PARA MEJORAR LAS REUNIONES GENERALES CON FAMILIAS

                                                           * Procedencia de la imagen

Las reuniones generales que celebramos a principios de curso con las familias de nuestro alumnado son importantes. Más que eso. Diría que son fundamentales. Es absolutamente imprescindible informar lo antes posible de todos aquellos aspectos que consideramos necesarios para el correcto funcionamiento del curso. Y, por supuesto, también ayudan a crear un clima de confianza mutuo y a establecer los canales de comunicación tan necesarios para el seguimiento de la educación de nuestros alumnos, sus hijos. Supongo que todo esto, ningún docente lo discutirá.

Ahora bien... Tengo la sensación de que la organización y el desarrollo de estas reuniones es uno de esos aspectos que permanecen invariables en nuestras escuelas desde hace muchísimos cursos. Hablo de un evento en el que el tutor habla y habla sin parar durante varias horas; donde los familiares que acuden tienen un rol absolutamente pasivo, de simples oyentes (en algunos casos, os aseguro que esa función "oyente" deja de también de existir a los pocos minutos de empezada la sesión); en la que el contenido del que se informa a los asistentes es el mismo (con alguna leve variación, en el mejor de los casos) curso tras curso; y en las que del soporte visual que sirve de apoyo a las palabras del tutor (el inevitable "power point") solo se han cambiado las fotografías que lo acompañan, poniendo las de los hijos de los asistentes para que así se sientan más identificados....

¿Es esto útil? ¿Conseguimos con estas reuniones el objetivo que nos proponemos? Seguramente, no. Por ello, ya desde hace un par de cursos me tomé un tiempo para la reflexión y para tratar de plantear alguna fórmula organizativa diferente a esto tan habitual. En 6º, que es el curso en el que trabajo, me atrevía ya el pasado curso a presentar una reunión general "diferente". Y debo decir que la experiencia ha sido absolutamente satisfactoria, tanto para el profesorado que dirige y organiza estas reuniones, como para los familiares asistentes a las mismas. Este curso ya la he tenido también. Creo que es bueno reunirse con las familias lo antes posible, para poder dialogar y establecer unos acuerdos que nos ayuden a todos durante todo el curso. En base a la experiencia del curso anterior y a la evaluación que se hizo de la misma, se han introducido una serie de mejoras, aunque básicamente el planteamiento sea el mismo.

Así pues, tras esta fabulosa experiencia, extraigo aquí una serie de recomendaciones que podéis tener en cuenta si queréis que vuestras reuniones generales con las familias no sean monótonas y aburridas:

1.- Sorpréndeles desde el mismo momento de acceder a la sala donde se celebre la reunión. Simplemente con cambiar la distribución habitual de las sillas, colocándolas en círculo o en pequeños grupos, ya conseguirás captar su atención y crear un ambiente "diferente".

2.- Ambienta la sala con una música que les acompañe en los momentos en que entran a la reunión y mientras se sientan. Si, además, puede ser una canción que lleve implícito un mensaje seleccionado previamente, mejor. En nuestro caso, usamos las canción "Let me entertain you", de Robbie Williams. Empezamos la reunión preguntándoles si sabían qué dice el estribillo ("deja que te entretenga"), y planteándoles que ése precisamente era el objetivo que nos habíamos propuesto para esa tarde: entretenerles, en la misma medida en que les informamos.

3.- Procura que la reunión se celebre en un lugar donde los asistentes puedan estar cómodos y a gusto. Seas tutor del nivel que seas, el mobiliario de nuestras aulas no es adecuado para los familiares. Por tanto, piensa en la infraestructura de tu colegio, y elige el mejor lugar. Si además, el sitio en cuestión está bien ventilado, mejor que mejor (queda clara que esta reflexión surge después de sufrir el calor tremendo que hemos tenido en esta vuelta al cole).
4.- Determina una duración máxima para la reunión. Personalmente, creo que una hora sería perfecto, pero en ocasiones resulta imposible. En ningún caso debería superar la hora y media. Comunica a los asistentes la hora prevista para finalizar el encuentro, y sé escrupuloso con los horarios, tanto para empezar como parar terminar.
5.- Elabora un listado con todas aquellas informaciones que quieres comunicar a las familias. Elimina todas aquellas que vienen repitiéndose curso tras curso, priorizando las novedades y aquellas que quieras recordar necesariamente.
6.- Renueva tu material visual de apoyo. Busca alternativas al "power point" que vienes gastando desde hace muuuuuuchos cursos. Experimenta con otros recursos mucho más dinámicos y atractivos, como por ejemplo "Prezi" o "PowToon".
7.- Cambia la dinámica de la reunión para que los asistentes tengan una participación activa. Que no sea el profesorado quien habla todo el rato, y las familias solamente puedan preguntar algo en el apartado de ruegos y preguntas. Piensa alguna dinámica motivadora en la que las familias tengan la palabra. Así, además, podrás aprovechar para pedirles una mayor implicación en la educación de sus hijos.
8.- Muévete por la sala, sé dinámico... De este modo conseguirás mantener unos niveles de atención adecuados, y podrás interactuar más y mejor con los asistentes.
9.- Bromea, sé divertido. Las reuniones son serias, claro que sí, y hay que plantearlas con rigor y profesionalidad. Pero eso no está reñido con crear un clima distendido y de confianza. Si consigues que se rían en determinados momentos, si logras que la sesión transcurra en un clima ameno... ¡tienes mucho ganado!
10.- Termina la reunión con algún audiovisual motivador, que les transmita un mensaje positivo y de optimismo con respecto a la labor que todos tenemos entre manos. Con ello, conseguirás que se vayan a sus casas con un buen sabor de boca. Como muestra, éste es el video que elegimos nosotros:

Ya para terminar esta entrada, me gustaría comentaros brevemente cómo planteamos nuestras reuniones este curso. En 5º de Primaria, las sillas se dispusieron en grupos antes de abrir las puertas, de modo que los asistentes se sentaban dónde querían, pero respetando esa distribución. A cada grupo se le asignó un "proceso" (lenguaje propio del Sistema de Gestión de Calidad...), y tras debatir entre ellos, cada grupo debía acordar una serie de preguntas que les querían a los tutores sobre ese proceso concreto (tal y como se vé en la fotografía que ilustra esta entrada). Así, un grupo pudo plantear sus dudas acerca de la evaluación, otro acerca de las actividades complementarias y excursiones...
Sin embargo, en 6º de Primaria, el planteamiento fue diametralmente opuesto. El salón de actos se dispuso en círculo, y eran los tutores los que les realizaban preguntas a los asistentes. Por ejemplo: "¿de dónde pensáis que salen las notas de vuestros hijos?" o "¿qué excursiones creéis que haremos este curso?" (por contrastar los mismos procesos que en 5º). A partir de sus aportaciones, se establecía un diálogo entre todos y se completaban las informaciones que queríamos dar.